Co można „wrzucić w koszty” firmy? Sprawdź, jak zoptymalizować wysokość należnych podatków

Prowadzisz firmę i płacisz wysokie podatki? Czy przyszło Ci kiedyś do głowy zastanowić się nad tym, co „wrzucasz w koszty” i czy aby na pewno zaliczasz do kosztów uzyskania przychodu wszystkie wydatki, jakie możesz do nich zaliczyć? Sprawdź, co można „wrzucić w koszty”.

Koszty firmowe – co może nimi być?

Kosztami firmowymi nazywamy wszystkie wydatki, jakie przyczyniają się do osiągania przychodów z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej lub zabezpieczenia źródła przychodów. Prościej ujmując, kosztem firmowym jest każdy wydatek, jaki pozwala Ci utrzymać firmę, rozwijać ją i realizować zamówienia lub sprzedawać swoje produkty. Im więcej masz kosztów, tym mniejsze płacisz podatki, więc warto wiedzieć, co można zaliczyć do kosztów. Koszty firmowe mogą być zarówno stałe, jak i zmienne. Mogą być to wydatki zarówno na środki trwałe (wpisywane w majątek firmy), jak i inne wydatki.

Do kosztów stałych zaliczamy wszystkie opłaty i zobowiązania, jakie pojawiają się systematycznie (co miesiąc, co kwartał czy co rok), a wśród nich znajdują się np.:

internet;
najem lokalu pod działalność;
opłaty za prąd i wodę.

Do kosztów zmiennych zaliczamy opłaty, które wykonuje się jednorazowo lub niesystematycznie, np.

zakup nowego komputera;
jednorazowa licencja na oprogramowanie;
zakup dodatkowej partii towaru.

Kosztami firmy oprócz wyżej wymienionych mogą być różne wydatki. Poniżej pogrupowaliśmy je w kilku kategoriach.

1. Promocja i reklama

drukowane materiały reklamowe – wizytówki, banery, ulotki;
elementy reklamy zewnętrznej – bilbordy, neony, potykacze;
strona internetową, zakup domeny i utrzymanie serwera;
gadżety reklamowe;
organizacja imprez integracyjnych, pokazów i innych eventów;

2. Siedziba i wyposażenie firmy/biura

podatki od nieruchomości;
wyposażenie do firmy (sprzęt, maszyny, meble);
artykuły biurowe;
wynajem magazynów;
ubezpieczenia nieruchomości i sprzętu;
karma, koszt weterynarza i materiały dla psa pilnującego siedziby firmy/magazynu;
część opłat mieszkaniowych (jeśli siedziba firmy znajduje się w domu przedsiębiorcy);
remont biura, magazynu lub hali produkcyjnej;
elementy wystroju nienoszące znamion reprezentacji;
ogrzewanie, klimatyzacja i wentylacja w firmie;
leasing za komputery, drukarki;
zakup telefonu, abonament telefoniczny lub doładowania telefonu.

3. Pojazdy firmowe, dojazdy do klientów i wyjazdy służbowe

koszty amortyzacji pojazdów;
raty leasingowe za samochody;
paliwo;
ubezpieczenia samochodów;
przeglądy i naprawy oraz części do pojazdów firmowych;
wyjazdy służbowe – koszty noclegów i diety;
opłaty drogowe (np. przejazdy autostradami), bilety do komunikacji miejskiej i bilety lotnicze.

4. Pracownicy i pracodawca

wynagrodzenia pracowników;
środki czystości dla pracowników;
woda, herbata i przekąski dla pracowników;
składki ZUS przedsiębiorcy i pracowników (tylko opłacone);
szkolenia i kursy;
materiały dydaktyczne w postaci szkoleń online, książek lub płyt;
odzież firmowa i ochronna;
okulary dla pracowników;
studia, w tym studia podyplomowe przedsiębiorcy na kierunku powiązanym z działalnością;
kursy językowe.

5. Realizacja celów firmowych

półprodukty wykorzystywane w produkcji;
towary zakupione na potrzeby handlu;
materiały do pakowania;
narzędzia i urządzenia wykorzystywane w pracy;
usługi księgowe oraz prawne;
odsetki od zaciągniętych kredytów oraz pożyczek;
zniszczenie lub kradzież majątku firmy;
koszty przesyłek kurierskich i pocztowych;
opłaty skarbowe za koncesje i zezwolenia.

Czego nie możesz wrzucić w koszty firmy?

Do kosztów przychodów nie można zaliczyć wydatków na reprezentację, czyli np. na bardzo drogie dekoracje do firmy czy na cenne prezenty dla klientów i kontrahentów. Mianem cennych prezentów nie nazywamy oczywiście typowych tanich gadżetów reklamowych jak długopisy, smycze czy kalendarze. Chodzi raczej o wartościowe przedmioty – biżuterię, obrazy czy inne dobra. W koszty firmy nie można też wrzucić prezentów w postaci alkoholi lub zakupu alkoholi na imprezę firmową. Do kosztów firmowych nie można zaliczyć również wydatków poniesionych na nabycie gruntów, kar pieniężnych oraz grzywien.

W razie wątpliwości dotyczących zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów firmy można poprosić swój urząd skarbowy o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Żeby to zrobić, konieczne jest wniesienie opłaty w wysokości 40 zł i wypełnienie specjalnego wniosku dostępnego na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.