Prowadzisz firmę i płacisz wysokie podatki? Czy przyszło Ci kiedyś do głowy zastanowić się nad tym, co „wrzucasz w koszty” i czy aby na pewno zaliczasz do kosztów uzyskania przychodu wszystkie wydatki, jakie możesz do nich zaliczyć? Sprawdź, co można „wrzucić w koszty”.

Koszty firmowe – co może nimi być?

Kosztami firmowymi nazywamy wszystkie wydatki, jakie przyczyniają się do osiągania przychodów z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej lub zabezpieczenia źródła przychodów. Prościej ujmując, kosztem firmowym jest każdy wydatek, jaki pozwala Ci utrzymać firmę, rozwijać ją i realizować zamówienia lub sprzedawać swoje produkty. Im więcej masz kosztów, tym mniejsze płacisz podatki, więc warto wiedzieć, co można zaliczyć do kosztów. Koszty firmowe mogą być zarówno stałe, jak i zmienne. Mogą być to wydatki zarówno na środki trwałe (wpisywane w majątek firmy), jak i inne wydatki.

Do kosztów stałych zaliczamy wszystkie opłaty i zobowiązania, jakie pojawiają się systematycznie (co miesiąc, co kwartał czy co rok), a wśród nich znajdują się np.:

• internet;
• najem lokalu pod działalność;
• opłaty za prąd i wodę.

Do kosztów zmiennych zaliczamy opłaty, które wykonuje się jednorazowo lub niesystematycznie, np.

• zakup nowego komputera;
• jednorazowa licencja na oprogramowanie;
• zakup dodatkowej partii towaru.

Kosztami firmy oprócz wyżej wymienionych mogą być różne wydatki. Poniżej pogrupowaliśmy je w kilku kategoriach.

1. Promocja i reklama

• drukowane materiały reklamowe – wizytówki, banery, ulotki;
• elementy reklamy zewnętrznej – bilbordy, neony, potykacze;
• strona internetową, zakup domeny i utrzymanie serwera;
• gadżety reklamowe;
• organizacja imprez integracyjnych, pokazów i innych eventów;
•  

2. Siedziba i wyposażenie firmy/biura

• podatki od nieruchomości;
• wyposażenie do firmy (sprzęt, maszyny, meble);
• artykuły biurowe;
• wynajem magazynów;
• ubezpieczenia nieruchomości i sprzętu;
• karma, koszt weterynarza i materiały dla psa pilnującego siedziby firmy/magazynu;
• część opłat mieszkaniowych (jeśli siedziba firmy znajduje się w domu przedsiębiorcy);
• remont biura, magazynu lub hali produkcyjnej;
• elementy wystroju nienoszące znamion reprezentacji;
• ogrzewanie, klimatyzacja i wentylacja w firmie;
• leasing za komputery, drukarki;
• zakup telefonu, abonament telefoniczny lub doładowania telefonu.

3. Pojazdy firmowe, dojazdy do klientów i wyjazdy służbowe

• koszty amortyzacji pojazdów;
• raty leasingowe za samochody;
• paliwo;
• ubezpieczenia samochodów;
• przeglądy i naprawy oraz części do pojazdów firmowych;
• wyjazdy służbowe – koszty noclegów i diety;
• opłaty drogowe (np. przejazdy autostradami), bilety do komunikacji miejskiej i bilety lotnicze.

4. Pracownicy i pracodawca

• wynagrodzenia pracowników;
• środki czystości dla pracowników;
• woda, herbata i przekąski dla pracowników;
• składki ZUS przedsiębiorcy i pracowników (tylko opłacone);
• szkolenia i kursy;
• materiały dydaktyczne w postaci szkoleń online, książek lub płyt;
• odzież firmowa i ochronna;
• okulary dla pracowników;
• studia, w tym studia podyplomowe przedsiębiorcy na kierunku powiązanym z działalnością;
• kursy językowe.

5. Realizacja celów firmowych

• półprodukty wykorzystywane w produkcji;
• towary zakupione na potrzeby handlu;
• materiały do pakowania;
• narzędzia i urządzenia wykorzystywane w pracy;
• usługi księgowe oraz prawne;
• odsetki od zaciągniętych kredytów oraz pożyczek;
• zniszczenie lub kradzież majątku firmy;
• koszty przesyłek kurierskich i pocztowych;
• opłaty skarbowe za koncesje i zezwolenia.

Czego nie możesz wrzucić w koszty firmy?

Do kosztów przychodów nie można zaliczyć wydatków na reprezentację, czyli np. na bardzo drogie dekoracje do firmy czy na cenne prezenty dla klientów i kontrahentów. Mianem cennych prezentów nie nazywamy oczywiście typowych tanich gadżetów reklamowych jak długopisy, smycze czy kalendarze. Chodzi raczej o wartościowe przedmioty – biżuterię, obrazy czy inne dobra. W koszty firmy nie można też wrzucić prezentów w postaci alkoholi lub zakupu alkoholi na imprezę firmową. Do kosztów firmowych nie można zaliczyć również wydatków poniesionych na nabycie gruntów, kar pieniężnych oraz grzywien.

W razie wątpliwości dotyczących zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów firmy można poprosić swój urząd skarbowy o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Żeby to zrobić, konieczne jest wniesienie opłaty w wysokości 40 zł i wypełnienie specjalnego wniosku dostępnego na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.